Wie war die Umstellung zu mehr HomeOffice für dich und was war dabei die grösste Herausforderung?    

Mit ortsunabhängigem Projekt-Einsatz und der Arbeit aus dem Home-Office durfte ich bereits Erfahrungen sammeln. Daher konnte ich meine Infrastruktur und die Prozesse, adaptiert fürs Home-Office, schon vor ein paar Jahren ausbauen.

In der Zusammenarbeit mit Kunden und Mitarbeitern mussten wir allerdings einige Dinge neu lernen: Virtuelle Meetings berauben uns wertvoller Sinneseindrücke, die in der Kommunikation von grosser Bedeutung sind: Die Augen des "Gegenübers" sprechen Bände. Darum legen wir neben der akustischen Übertragung grossen Wert auf ein Videobild, um trotz der Distanz nahe beim Kunden und dem Kollegen zu sein.

Die Arbeit im HomeOffice hat auch Vorteile: Sie lässt uns fokussiert und mit höchster Konzentration konzeptionelle Arbeiten sehr effizient erledigen. Die gewonnene Zeit durch den Wegfall des Arbeitsweges führt zu einem schnelleren Projektfortschritt.  Jedoch ist der Mensch ein soziales Wesen und arbeitet im Team besonders erfolgreich. Der Austausch und die Unterstützung der Kollegen im Büro, ist daher sehr wichtig und notwendig: Da dort die "Kontakt-Hürde" sehr klein ist, gelingt der informelle Austausch gut und beim Gespräch beim Kaffee kriegt man das eine oder andere viel einfacher mit.  

Auch die Verbindung zum Kunden musste mit den neuen Kommunikations-Mitteln auf- und ausgebaut werden. Der persönliche Kontakt und die Nähe schätzt der Kunde sehr. Das Gespräch vor Ort wird vom Kunden nach wie vor bevorzugt.      

Wie bleibt ein Team ein Team ohne physische Nähe?    

Wir sind im digitalen Zeitalter angelangt und nutzen die Möglichkeiten, die uns geboten werden. Dabei bleibt der Hauptfokus beim Menschen: Jetzt müssen wir uns noch intensiver damit beschäftigen, was den Mitarbeiter beschäftigt, wo er Unterstützung benötigt und wie wir Möglichkeiten zum kontinuierlichen Austausch bieten können. Wir müssen über regelmässige Kommunikation, Vertrauen, Anerkennung und den Teamgeist fördern. Auch das Gespür für die individuelle Situation des Mitarbeiters muss geschärft werden und ihm mit einer offenen (virtuellen) Tür genügend Freiraum lassen, die Projektarbeit erfolgreich zu realisieren.   Mit einem sinnvollen Einsatz digitaler Prozesse wie Videocalls über WebEx, Chat-Unterhaltungen über SameTime (Kontakthürde brechen durch Anklopfen beim Kollegen) können bestehende Kommunikations-Kanäle wie Telefon und Email sehr gut ergänzt werden.      

Was hilft dir in Projekten als Teamleiter den Überblick zu behalten?    

Wir leben in der Bewida fast einen "familiären" Zusammenhalt und tauschen uns zusätzlich zu den monatlichen firmenübergreifenden "Briefings" und den Team-Sessions auch bilateral regelmässig aus. Mit der Software "HCL Notes" haben über die Mitarbeitereinsätze, dem Task-Management und mit der integrierten Business-Intelligence-Lösung "Deltamaster" einen Cube, über den wir unter anderem unser Projekt-Management betreiben.   Trotzdem sind das persönliche Gespräch und das Gespür für den Mitarbeiter wichtig, gemeinsam als Team im Projekt, quasi als Symphonie, zu reüssieren.      

Wie kann man sich gegenseitig auf Distanz noch Coachen?    

Der Coach sollte es dem Coachee ermöglichen, die persönlichen Kompetenzen zu entwickeln bzw. zu erweitern, Perspektiven aufzuzeigen und Anregungen für Optimierungen zu initiieren, indem er als neutraler und kritischer Gesprächspartner die Kommunikation und Zusammenarbeit fördert.  Über die digitalen Kommunikationsmittel erzeugt er Nähe, indem auch der Mensch, die Persönlichkeit und die momentane Situation des Mitarbeiters in den Fokus gestellt wird. Es soll auch Platz geben, sich über Interessen und Projekte in der Freizeit zu unterhalten.  Wichtig ist auch die Beherrschung der Technik: Ganz nach dem Grundsatz "Glauben ist gut, Kontrolle ist besser", prüfen wir neue Prozesse vor dem Einsatz. Da der erste Eindruck zählt, üben wir den bspw. den Aufbau eines Videocalls (und die Steuerungsmöglichkeiten) bevor wir diesen mit Kollegen oder Kunden starten.  Auch die Meeting-Prinzipien sollten beim Coaching auf Distanz adaptiert werden: Es gilt, sämtliche Team-Mitglieder aktiv einzubinden, aufzufordern und pro-aktiv auf andere zu zugehen.  Schlussendlich soll durch das Vorleben der Werte ein mentales Bild des gemeinsamen Verständnisses entstehen: Dies führt den Coachee wie ein Leuchtturm durch die raue See ...      

Wie hilfst du neuen Team Mitgliedern sich einzuarbeiten?    

Das Knowledge-Management hat im Consulting sehr hohe Bedeutung. Im Bereich der Bewida Academy bauen wir das Knowhow unter anderem in den folgenden Bereichen fortlaufend aus: Betriebswirtschaftliches Grundverständnis, Abacus Software-Wissen, Kunden-Profil (Lösung, Prozesse), Projektmanagement, sowie Consulting-Skills u. interne Prozesse. Über den Einarbeitungsplan wird der Aufbau und Vertiefung, in Abhängigkeit der Fähigkeiten, Interessen und der Nachfrage aus den Projekten, auf die Zeitachse gelegt.  Wir haben mit der BewiTopic-Datenbank ein starkes Instrument im Bereich Knowledge-Management, welche zu den Dokumentationen (Word, Powerpoint) auch eine Anbindung in die BewiTube-Datenbank bietet: Dort wird Wissen in Form von Videos aufgebaut, gepflegt und weitergegeben. Von diesem grossen Wissensschatz profitieren nicht nur neue und bestehende Team-Mitglieder: Über die Share- und Kollaborations-Funktionen können auch Kunden von dem Wissen profitieren. Dies wird sehr geschätzt!  Trotz all den Möglichkeiten, die uns die Technik bietet: Schlussendlich leben wir den persönlichen Austausch nach wie vor intensiv. So können nicht nur wertvolle Projekt-Erfahrungen ausgetauscht, sondern auch das "Feuer" für die Suche nach betriebswirtschaftlichen Optimierungs-Möglichkeiten in den Mitarbeitern entfacht werden ...      

Was macht die Bewida deiner Meinung nach besonders gut in Bezug auf diese Ausnahmesituation?    

In dieser aussergewöhnlichen Zeit kommt der starke Zusammenhalt der "Bewida-Familie" zum Tragen, der über die letzten Jahrzehnte aufgebaut worden ist. Die Massnahmen im Bereich der (internen u. externen) Kommunikation werden intensiviert, indem regelmässig und proaktiv neben aktuellen Gegebenheiten auch über die vorausschauende Planung und Massnahmen informiert wird.  Zudem unterstützen wir die Mitarbeiter bei der Einrichtung der Prozesse im HomeOffice: Wir haben die Infrastruktur im HomeOffice ausgebaut und geschult (WebEx-Videomeetings, SameTime Chat-Funktionalitäten, etc.).      

Wo siehst du noch mehr Potenzial, um die Zusammenarbeit zwischen den Teams und Mitarbeitern zu vereinfachen?    

Wie in den letzten Antworten schon angetönt, haben die Collaborative Tools einen zentralen Stellenwert und daher sollten die Prozesse in diesem Bereich fortlaufend analysiert, mit den sich wandelnden Bedürfnissen abgestimmt und optimiert werden. So können auch in Zukunft Grenzen überwunden und Nähe zwischen den Menschen (Kollegen und Kunden) aufgebaut werden.   Ebenfalls im Bereich Knowledge-Management und Academy sehe ich, obwohl wir schon auf gutem Wege sind, grosses Optimierungs-Potential. Ich denke da an Wiki-Datenbanken, Glossare und den fortlaufenden Ausbau der bestehenden Datenbanken BewiTube und BewiTopic.  Auch wenn ortsunabhängiges Arbeiten und Kommunizieren nach der Corona-Zeit vermehrt Verwendung finden wird, ist das Persönliche nicht zu vernachlässigen. Der Mensch mit seinem individuellen "Fussabdruck" sollte neben all den "Features and Functions" das Mass aller Dinge bleiben!